Jak powiedział Jack Welch „budżetowanie w większości firm z pewnością należy do najmniej efektywnych procesów zarządzania. Wysysa ono z organizacji energię, czas, przyjemność i marzenia. Przesłania możliwości i hamuje wzrost. Okazuje się, że kiedy firmy osiągają sukces, to w większości przypadków pomimo budżetów, a nie dzięki nim”.

Branżowa organizacja badawcza Beyond Budgeting Round Table szacuje, że przeciętna korporacja poświęca na budżetowanie cztery miesiące oraz 20–30% czasu członków zarządu i dyrektorów finansowych, a większe firmy o rocznych przychodach przekraczających 1 miliard USD, poświęcają na budżetowanie roczne aż 25 000 osobodni.

A co z tego mają? Wiele firm zgodnie uważa, że koszty budżetowania związane z czasem i zasobami są o wiele większe niż uzyskiwana dzięki budżetowaniu wartość. Głównym winowajcą są nieefektywne, oparte na arkuszach kalkulacyjnych modele budżetowania, prognozowania i raportowania używane nadal w wielu firmach.

Nowe, przełomowe podejście

Na szczęście, tak być nie musi. Zamiast obciążać zasoby, budżetowanie i prognozowanie może być podstawą najwyższej klasy zarządzania finansowego i wyników firmy.

Adaptive Planning ułatwia firmom doskonalenie zarządzania finansowego. Dzięki scentralizowanemu, opartemu na technologii WWW rozwiązaniu firmy Adaptive Planning nie trzeba rozsyłać wielu wersji arkuszy kalkulacyjnych, zarządzać złożonymi konsolidacjami danych, ani martwić się, czy poszczególne działy używają aktualnej wersji planu.

Eliminacja wielu niskopoziomowych, biurokratycznych zadań związanych z budżetowaniem i prognozowaniem opartym na arkuszach kalkulacyjnych, umożliwi koncentrację na analizie strategicznej oraz decyzjach biznesowych wyższego poziomu. W ten sposób proces o niskiej wartości zmienia się w czynnik naprawdę sprzyjający przewadze konkurencyjnej.

Zalety:

• Radykalna redukcja czasu cykli budżetowania i prognozowania — do 90%
• Uproszczenie i standaryzacja gromadzenia danych w skali całej organizacji
• Zmniejszenie liczby błędów i zwiększenie poprawności dzięki eliminacji błędnych odnośników i formuł
• Możliwość sporządzania pełniejszych i częstszych prognoz, w tym prognoz kroczących
• Przygotowywane na czas, dokładne analizy wielowariantowe („co - jeśli’)
• Ustalanie jednej wersji prawdy
• Szybsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji
• Lepsza współpraca z menedżerami działów oraz ich nadzór właścicielski nad zadaniami
• Lepsza integracja jednostek organizacji
• Zwiększenie wartości strategicznej finansów

Funkcje:

• Pełny zestaw komponentów do planowania oraz sprawozdań finansowych. Planowanie personelu, wydatków, sprzedaży i kapitału. Łączenie elementów w pełny zestaw dynamicznych sprawozdań finansowych, obejmujących przepływy pieniężne, bilans oraz rachunek zysków i strat.
  
  
• Mierniki. Plan nie musi ograniczać się do planu kont. Budżetować i prognozować można dowolne dane wymagane w modelu, w tym mierniki operacyjne.
  
  
• Automatyczna konsolidacja. Zmiany na poziomie działów można automatycznie konsolidować w planie korporacyjnym, unikając niedziałających odnośników oraz ręcznego wycinania i wklejania.
  
  
• Konfigurowane arkusze do wprowadzania danych. Menedżerowie mogą korzystać z intuicyjnych arkuszy do wprowadzania danych, przypominających arkusze kalkulacyjne, które można dostosować tak, by wyświetlały tylko istotne dane.
  
  
• Wielowymiarowe gromadzenie danych. Prosty i intuicyjny sposób na planowanie w różnych wymiarach, np. pod względem produktów, lokalizacji geograficznej, klientów itp.
  
  
• Dynamiczne formuły. Formuły można tworzyć w dowolnej komórce z danymi, tak jak w arkuszu kalkulacyjnym. Odwoływać się można do danych i założeń z innych komórek, w tym z kont finansowych i operacyjnych w innych planach podrzędnych, tworząc dynamiczne plany oparte na nośnikach (driver-based). Formuły można ustalać centralnie, co umożliwia łatwą modyfikację w skali całego modelu.
  
  
• Drążenie danych. Badanie pochodzenia danych przy użyciu funkcji drążenia w czasie rzeczywistym.
  
  
• Adnotacje. Założenia do budżetowania i prognoz można dokumentować w notatkach. Notatki są konsolidowane z arkuszami, dzięki czemu menedżerowie o szerszym zakresie obowiązków mogą w jednym miejscu przeglądać notatki ze wszystkich planów podrzędnych.
  
  
• Organizacja pracy (Workflow). Procesem tworzenia i zatwierdzania planów można zarządzać automatycznie. Menedżerowie działów mogą przesyłać sporządzone plany do zatwierdzenia, a ich przełożeni mogą następnie przesyłać własne plany aż do zatwierdzenia pełnej wersji.
  
  
• Dostęp poprzez WWW. Budżetowanie, prognozowanie i raportowanie można sporządzać w dowolnej chwili, przy użyciu dowolnej przeglądarki internetowej. Nie jest potrzebne dodatkowe oprogramowanie, sprzęt ani obsługa informatyczna.